Введение закона о персональных данных (ПДн) в сочетании с развитием электронных форм документооборота заставляет вносить коррективы в привычную работу с данными учеников школы и их родителей.

Закон о ПДн разделяет данные на 2 типа:

• общедоступные
• конфиденциальные

Если субъект ПДн разрешает использовать их как общедоступные, проблемой для школы остается:

• правильное оформление этого разрешения
• аккуратное хранение разрешений на случай проверки
• разработка и хранение нормативной документации по ПДн (кто за что отвечает, где хранится ...).

Если субъект ПДн не дает разрешения на использование их как общедоступных, а обезличить их невозможно или неудобно, появляется сложная проблема - согласование систем электронного документооборота со специальными организациями.

Варианты выхода из положения на основе общедоступности ПДн

1. Убедить родителей дать согласие на обработку ПДн как общедоступных.

   Для этого можно взять на себя обязательства по ограничению доступа к частным данным, используя стандартные общеупотребительные средства. Это делалось до принятия закона и неплохо работает. Кроме того, из этих данных никто обычно секрета не делал, а закон дает право в любое время отозвать разрешение. Полагаю, большинство родителей согласится с этим предложением.

2. Родители соглашаются на частичную общедоступность ПДн.

   В частности, не должны вызвать больших возражений ФИО, пол, дата рождения, контактные данные. Этого достаточно для ведения ЭЖ и участия ребенка в большинстве школьных мероприятий. Принадлежность классу и школе, отметки нигде не указаны как ПДн, но для спокойствия можно упомянуть в согласии и их.

   Сложности начнутся при организации таких мероприятий, для подготовки и проведения которых нужны данные из документов, общение с помощью электронных средств. Одной из острых проблем может стать регистрация ученика в информационных системах, для которых требуются паспортные данные, например, для участия в олимпиадах, для сдачи ЕГЭ, ГИА. А еще бывают поездки с приобретением билетов, диспансеризации со списками и другие привычные события, которые будут требовать каждый раз сбора согласий с участников, регистрации  в специальном журнале факта передачи конфиденциальных данных третьим лицам для каждого субъекта (ребенка).

   Родители должны быть готовы к подобным проблемам и издержкам времени на их разрешение. В ряде случаев это может привести к невозможности участия ребенка в некоторых мероприятиях. 

3. Часть родителей не соглашается на общедоступность - их ПДн являются конфиденциальными.

   Необходимые для учета ПДн можно хранить только в бумажном виде, как это делалось всегда. Электронный учет можно вести обезличено - под условным (вымышленным) именем или по учетному номеру «Личного дела»,- т.к. обезличенные данные приравниваются к общедоступным (класс защищенности ИСПДн К4). Думаю, это исключительный случай, вероятность которого крайне низка. Некоторые специалисты утверждают, что можно вести обработку данных без нарушения конфиденциальности, если в них из ПДн фигурирует только ФИО.

   Сложность для школы в обезличенном учете - не перепутать условные идентификации.

   Сложность для ребенка и родителей, кроме проблем из п.2, - привыкнуть к условной идентификации.

Более развернутое изложение проблемы ПДн для школы (т.е. все же в щадящем режиме) изложено в другой статье - «Сага о персональных данных»